A gestão arquivística na Câmara Municipal de Belo Horizonte estrutura-se como um conjunto de procedimentos técnicos voltados à produção, tramitação, uso, avaliação, guarda e destinação final dos documentos públicos, garantindo tanto a eficiência administrativa quanto a preservação da memória institucional. No caminhar do trabalho desenvolvido, alguns normativos foram construídos e publicados como forma de fortalecer a gestão arquivística da CMBH e orientar esse trabalho ao corpo de servidores da casa, são elas:
Portaria CMBH Nº. 22.999/2025 – Institui a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (DOM - Diário Oficial do Município);
Portaria CMBH Nº. 22.998/2025 - Estabelece os procedimentos para eliminação dos documentos produzidos e recebidos pela CMBH (DOM – Diário Oficial do Município);
As Portarias nº 22.999/2025 e nº 22.998/2025 disciplinam esse processo ao reestruturar a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) e ao definir os trâmites legais para a eliminação documental, estabelecendo a elaboração e atualização do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade, a articulação com o Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte e a observância às normas do Conarq.
Um outro normativo de relevância para a nossa prática é a Portaria CMBH Nº 21.922/2024 que aprova a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos da CMBH - TTDD. (DOM - Diário Oficial do Município). Trata-se de um instrumento de gestão arquivística em que sua importância se destaca por três fatores principais:
1) Conformidade Legal: Evita multas e problemas jurídicos, garantindo que contratos, comprovantes e registros fiscais sejam mantidos pelo período exigido por lei.
2) Otimização de Espaço: Reduz custos com armazenamento (físico ou servidores) ao eliminar documentos cujo prazo de retenção já expirou.
3) Agilidade Operacional: Facilita a recuperação de informações importantes e melhora a eficiência da instituição.
Juntas, essas normas consolidam um sistema integrado de gestão documental que assegura transparência, sustentabilidade, proteção de dados e a guarda permanente dos documentos de valor histórico e probatório.