6.2.1 Estrutura

A estrutura do ofício é composta das seguintes partes: número de controle, local e data, vocativo, corpo, anexos, fecho, assinatura e identificação da destinatária ou do destinatário. 

  • Número de controle - O número de controle apresenta as iniciais do tipo de texto, as iniciais do órgão (diretoria, divisão, setor etc.) que emite o ofício e o número de ordem do documento, com o ano da emissão. É posicionado na margem superior esquerda, sempre da mesma forma, como no exemplo: "Of. Dirleg nº XXX/XX".

Na resposta a um ofício recebido, deve-se mencionar o número de controle deste para que a destinatária ou o destinatário possa localizar com facilidade o documento que ensejou aquela resposta. Assim, ao redigir o texto de uma resposta, a autora ou o autor deve mencionar, por exemplo, que: "Em resposta ao Of. Xxxxxx nº XXX/XX, de autoria de Vossa Excelência, informo que [...].".

  • Local e data - A indicação da cidade de onde se emite o ofício e a data em que ele é redigido são posicionadas em sequência, logo abaixo do número de controle, à direita da página: "Belo Horizonte, de XX de xxxxxx de XXXX".
  • Vocativo - É composto de forma de tratamento e do nome do cargo da destinatária ou do destinatário, seguidos de vírgula: "Senhor Presidente,", "Senhora Secretária,".
  • Corpo - Para a observância das regras de informatividade, coerência, coesão e cordialidade, convém distribuir o texto do ofício, quando couber, em introdução, desenvolvimento e conclusão.

Na introdução, apresenta-se o assunto que motiva a comunicação, fazendo-o de forma direta e objetiva. “Informo a Vossa Excelência que...” é uma opção mais interessante que “Venho, por meio deste, informar a Vossa Excelência que [...]”.

No desenvolvimento, detalha-se o assunto. Se for necessário, utilize-se mais de um parágrafo, objetivando-se a melhor compreensão. É importante evitar frases e parágrafos muito longos, que, muitas vezes, dificultam a leitura e retiram do ofício seu caráter de comunicação direta e objetiva.

Na conclusão, que não é parte necessária, pode ser de utilidade reiterar o assunto apresentado na introdução, acrescentando alguma informação adicional, como, por exemplo, um telefone ou endereço eletrônico para contato.

  • Anexo - Informações mais complexas, como as contidas em tabelas, gráficos ou documentos, cuja inserção no corpo do ofício comprometeria seu caráter de texto objetivo e direto, podem vir sob a forma de anexos. No caso de essa opção ser adotada, o corpo do ofício deve fazer referência ao documento que será anexado: "Segue anexa, conforme solicitação de Vossa Senhoria em XX/XX/XX, cópia da ata da Reunião Solene realizada por esta Câmara para a entrega do Diploma de Honra ao Mérito a [...].".
  • Fecho - O fecho encerra a comunicação. Na CMBH, utiliza-se como fecho a palavra Atenciosamente seguida de vírgula.
  • Assinatura - A assinatura compõe-se do nome da signatária ou do signatário do ofício e do nome de seu cargo. No caso de a signatária ou o signatário ser uma vereadora ou um vereador, seu nome será precedido da indicação respectiva. O nome é colocado de forma centralizada ao final do corpo do ofício, com espaço suficiente para inserção da assinatura manuscrita.

Se o ofício for assinado por mais de uma pessoa, a ordem das assinaturas segue a hierarquia dos cargos, começando do cargo de hierarquia inferior: assim, a autoridade superior referenda as informações prestadas pela autoridade inferior, que, no caso, teria acesso direto ao conteúdo informado. Ainda no caso de ofício assinado por mais de uma pessoa, se os signatários forem de mesma hierarquia, as assinaturas devem vir lado a lado, seguindo a ordem alfabética. 

  • Identificação da destinatária ou do destinatário: No final da página do ofício, junto da margem esquerda, identifica-se a destinatária ou o destinatário, por meio do tratamento adequado a ele, de seu nome e de seu cargo ou função:     

                                       "Excelentíssimo Senhor

                                       Xxxxxx Xxxxxx

                                       Prefeito de Belo Horizonte".

Se o ofício contiver mais de uma página, ainda assim a identificação da destinatária ou do destinatário permanece na primeira delas. Na segunda página, devem ser repetidos o número de controle seguido da data e do número da página: "Of. Dirleg nº XXX/XX, de XX de xxxxxx de XXXX, página 2.".

A Dirleg aplica um carimbo na margem direita no final da primeira página do ofício, que funciona como um protocolo de recibo.